Проекты Ruvents:
регистрация участников мероприятий
Регистрацию участников мы ведём с 2014 года и за это время закрыли больше двух тысяч событий. Форматы разные: отраслевые конференции, конгрессы и церемонии на тысячи мест, государственные и общественные проекты, корпоративные встречи, фестивали. Ниже собрано, как это выглядело на площадках — по типам мероприятий и в фотографиях со съёмок на событиях.
Клиенты, для которых мы работали
Масштаб наших проектов
Шесть показателей, которые складываются из этих двух тысяч событий:
Мероприятия, на которых мы вели регистрацию
Каждый тип события задаёт свою схему работы: где-то решает скорость на входе, где-то — разведение потоков или замена бейджа на браслет. Шесть форматов, с которыми работаем чаще всего:
Деловые конференции и форумы
Участники приезжают волной к открытию, поэтому линию регистрации разворачиваем на несколько точек, а для спикеров, прессы и партнёров держим отдельный поток. Так проходили i-COMference, Performance Marketing Moscow, MAC'19, «Неделя ритейла», «Форум бизнеса и власти» и Buying Business Travel Forum.
Крупные события и церемонии
Пленарные сессии, церемонии открытия и конгрессы на тысячи мест. Здесь решает не скорость одной стойки, а число точек выдачи и разведение потоков по входам. Самое крупное событие, которое мы обслуживали, — 25 000 участников.
Государственные и общественные проекты
Форумы институтов развития, конкурсы и образовательные программы. Состав делегаций меняется до последнего дня, поэтому базу участников обновляем прямо на площадке. В этом ряду — практикум «Дизайн для государства» мастерской управления «Сенеж», «Цифровой прорыв», «Таврида», «Технологии добра», Startup Village и «Открытые Инновации».
Корпоративные события
Встречи для сотрудников и партнёров, годовые итоги, закрытые клубные форматы. Список известен заранее и почти не меняется, зато выше цена ошибки: должность на бейдже, порядок рассадки и отсутствие очереди в фойе замечают все.
Фестивали и вечерние события
Форматы с быстрым входом и свободным перемещением: фестивали, промозоны, вечерние программы. Вместо бейджа чаще выдаём контрольный браслет — его не передать другому, а проверка на входе занимает секунду.
Технологические и молодёжные форумы
Аудитория приходит с QR-кодом в телефоне и охотно пользуется самообслуживанием. На таких событиях ставим киоски саморегистрации, отмечаем проход на секции и ведём учёт посещения залов.
Как устроен проект с нашей стороны
Порядок работы одинаковый и для встречи на полсотни человек, и для форума на двадцать тысяч. Меняются только количество точек и объём подготовки:
- Смотрим график: во сколько открывается вход, когда начинается основная программа, приезжают ли гости одной волной.
- Раскладываем участников по категориям и зонам: делегации, спикеры, пресса, партнёры, персонал подрядчиков.
- Собираем базу участников: анкета на сайте события, импорт готовых списков или выгрузка из вашей системы.
- Утверждаем макет бейджа, печатаем тираж лент и браслетов, готовим комплекты для каждой точки выдачи.
- Привозим и монтируем технику: стойки, ноутбуки с базой, принтеры бейджей, сканеры и точки контроля на входах.
- Проверяем сеть и автономный режим: при обрыве связи выдача не останавливается, данные синхронизируются позже.
- Ведём выдачу и контроль доступа, добавляем незаявленных гостей, перевыпускаем потерянные бейджи.
- После события передаём отчёт: фактическая явка, проходы по зонам и посещаемость залов в нужном вам формате.
Соберём проект под ваше мероприятие
Пришлите даты, площадку и ожидаемое число участников — вернёмся со сметой и схемой работы стоек.
Как это выглядело на площадках
Вопросы о наших проектах
На каких мероприятиях вы работали?
С 2014 года мы провели регистрацию больше чем на двух тысячах событий. Среди них деловые конференции и отраслевые форумы — i-COMference, Performance Marketing Moscow, MAC'19, «Неделя ритейла», «Форум бизнеса и власти», Buying Business Travel Forum; государственные и общественные проекты — практикум «Дизайн для государства» мастерской управления «Сенеж», «Цифровой прорыв», «Таврида», «Технологии добра», Startup Village, «Открытые Инновации»; международные выставки, корпоративные события, фестивали и технологические форумы.
С какой явкой вы справляетесь?
Самое крупное событие, которое мы обслуживали, — 25 000 участников. Нижней границы нет: встреча на полсотни человек ведётся тем же способом, что и многодневный форум. Число стоек и операторов считается не от общей явки, а от пикового потока: если гости приезжают одной волной к открытию, точек выдачи ставится больше, чем даёт расчёт по списку.
Работаете ли вы за пределами Москвы?
Да. За плечами больше 150 конференц-площадок в 30 с лишним регионах России и стран СНГ. Технику и команду либо везём из Москвы, либо частично собираем на месте — схему выбираем по логистике конкретного события.
Что входит в вашу часть работы на проекте?
Полный цикл регистрации: анкета и сбор заявок до события, база участников, макет и печать бейджей, стойки на площадке, контроль доступа на входе и в закрытых зонах, отчёт по фактической явке после мероприятия. Программа, площадка и работа с гостями остаются за организатором. Отдельные части цикла берём и по отдельности — например, только печать бейджей или только контроль доступа.
Как вы обращаетесь с персональными данными участников?
Мы работаем по 152-ФЗ и внесены в реестр операторов персональных данных Роскомнадзора (запись № 14-0251250 от 03.07.2014). У нас лицензия ФСТЭК России на техническую защиту конфиденциальной информации, а программный комплекс включён в реестр российского ПО Минцифры (запись № 8664 от 31.12.2020). Инфраструктура размещается в защищённом контуре.
Как обсудить проект?
Оставьте заявку в форме внизу страницы или напишите на hi@ruvents.com. Для расчёта достаточно дат, площадки, ожидаемого числа участников и категорий гостей. В ответ пришлём смету и схему работы стоек под ваше событие.
Из чего складывались эти проекты
Регистрация участников под ключ
Весь цикл одним подрядчиком — от первой анкеты до отчёта по явке. Так собрано большинство проектов на этой странице.
Регистрация участников мероприятия
Электронная регистрация до события
Анкета на сайте события, подтверждение участия и списки, с которыми смена выходит на площадку.
Электронная регистрация на мероприятие
Бейджи, ленты и браслеты
То, что гость уносит со стойки: пластик с фото и RFID, картон, наклейка, лента с карабином, контрольный браслет на фестиваль.
Печать бейджей на мероприятии
Контроль доступа и учёт проходов
Проверка на входе и в закрытых зонах: сканеры, терминалы, турникеты и отчёт о том, кто и когда прошёл.
Контроль доступа на мероприятии
Электронные билеты с QR-кодом
Именной билет вместо списка: на входе он считывается сканером и меняется на бейдж за секунды.
Электронные билеты на мероприятие
Персонал и хостес на площадку
Люди, которые стоят за стойками на этих фотографиях: операторы, хостес, навигация по площадке и рассадка в залах.
Персонал и хостес на мероприятие
Сайт мероприятия с программой
Программа, спикеры и партнёры события в одном месте — и та же база участников, что на стойках.
Создание сайта для мероприятия
Аренда комплекта для печати бейджей
Когда нужна только печать на площадке: принтер, ноутбук с базой, расходники и наш оператор за стойкой.
Аренда принтера для печати бейджейПроекты регистрации участников: что стоит за этими фотографиями
За каждым кадром на этой странице стоит одна и та же работа: собранная заранее база участников, стойки в холле, печать именных бейджей и проверка на входе. Меняются площадка, число точек выдачи и категории гостей — схема остаётся общей. Поэтому опыт с форума на двадцать тысяч человек применим к корпоративной встрече на двести, а не наоборот: запас по нагрузке всегда считается сверху.
Как читать эту страницу
Мы разложили проекты по типам мероприятий, а не по клиентам: организатору конференции полезнее увидеть, как устроен вход на конференции, чем список чужих логотипов. Названия событий указаны там, где мы вправе их назвать. Цифры по отдельным проектам — число участников, стоек и время прохождения регистрации — на странице не публикуются, и придумывать их мы не станем.
Что берём отдельно
Проект необязательно заказывать целиком. Мы закрываем регистрацию участников мероприятия под ключ, но так же спокойно берём отдельные части: электронную регистрацию до события, печать бейджей на мероприятии, контроль доступа на входе, электронные билеты с QR-кодом, персонал и хостес на площадку, сайт мероприятия с программой или аренду комплекта для печати бейджей.