О компании Ruvents:
регистрация участников с 2014 года
Ruvents — это ООО «РУВЕНТС», компания из Москвы, которая с 2014 года занимается одним делом: регистрацией участников мероприятий. За это время мы провели больше двух тысяч событий и выдали бейджи 4,5 млн человек. Вход события мы собираем своими силами: платформу разрабатываем сами, оборудование возим своё, за стойки ставим собственную смену операторов.
Чем мы занимаемся
Регистрация участников — единственное направление компании. Шесть вещей, из которых она у нас складывается:
Из чего складывается наша работа
Проект регистрации базируется на трёх составляющих: программе, технике и людях. Все три у нас свои, поэтому за вход события отвечает один подрядчик.
Платформа собственной разработки
Анкету, базу участников, печать бейджей и отметки на входе обслуживает наша собственная разработка. Поэтому поля анкеты, категории гостей и права доступа по зонам мы настраиваем под конкретное событие, не дожидаясь чужого релиза. Программа включена в реестр российского ПО Минцифры.
Техника, которая приезжает на площадку
Стойки, ноутбуки, принтеры бейджей, сканеры штрихкодов, терминалы и турникеты приезжают на событие в наших кейсах, монтируются в день подготовки и уезжают после демонтажа. Количество техники закладываем с запасом сверх расчёта: подменное устройство на площадке решает вопрос быстрее, чем очередь у стойки.
Смена, которая выходит на стойки
Операторов на регистрацию мы выводим сами. До события смена разбирает сценарий входа, схему площадки и категории гостей — чтобы решения по нестандартным случаям принимались прямо на стойке.
Документы и что они означают для заказчика
Передавая нам регистрацию, организатор передаёт и персональные данные своих гостей: фамилии, компании, должности, контакты. Ниже — на каких основаниях мы эти данные принимаем.
- Платформа признана отечественным программным обеспечением: данные участников обрабатываются в российском продукте, а не в зарубежном облачном сервисе.
- Для государственных заказчиков и компаний с требованием импортозамещения это снимает вопрос о происхождении системы ещё на этапе согласования подрядчика.
- Лицензия выдана на техническую защиту конфиденциальной информации — то есть на работу со сведениями, которые нельзя показывать посторонним.
- Право вести такие работы подтверждено регулятором, и его можно проверить по номеру лицензии в реестре ФСТЭК.
- Персональные данные участников мы принимаем уже на этапе электронной регистрации, поэтому защищённый контур работает с первой заполненной анкеты.
- О том, что мы обрабатываем персональные данные, Роскомнадзор уведомлён с 2014 года — с первого года работы компании.
- Списки участников передаются оператору из реестра, а порядок обращения с ними закрепляется договором до начала работ.
- На площадке эти списки лежат в основе контроля доступа: по ним сверяют гостей на входе и в закрытых зонах.
- Аккредитация подтверждает, что разработка программного обеспечения — основная деятельность компании: платформу регистрации ведёт наша собственная команда.
- Инфраструктура размещается в защищённом контуре, обмен с формами регистрации идёт по HTTPS.
Что мы делаем для организаторов
Регистрация участников под ключ
Вход события целиком на нас: от анкеты и базы участников до отчёта по фактической явке.
Регистрация участников мероприятия
Электронная регистрация до события
Форма на сайте события, подтверждения и напоминания, готовые списки к дню монтажа.
Электронная регистрация на мероприятие
Бейджи, ленты и браслеты
Носитель, который гость получает на стойке: пластик с фото и RFID, картон, наклейка, лента, браслет.
Печать бейджей на мероприятии
Контроль доступа и учёт проходов
Разворачиваем сканеры, терминалы и турникеты на входе и в закрытых зонах, каждый проход попадает в общую базу участников.
Контроль доступа на мероприятии
Электронные билеты с QR-кодом
Именной билет в почте участника, который на входе меняется на бейдж за секунды.
Электронные билеты на мероприятие
Персонал и хостес на площадку
Операторы стоек, хостес, навигация по площадке и рассадка гостей в залах.
Персонал и хостес на мероприятие
Сайт мероприятия с программой
Программа, спикеры и партнёры события на одном сайте с общей базой участников.
Создание сайта для мероприятия
Аренда комплекта для печати бейджей
Печать без остальной регистрации: комплект техники с расходниками и оператором на смену.
Аренда принтера для печати бейджейРазберём вход вашего события
Напишите даты, площадку и примерное число гостей — соберём смету и предложим схему точек выдачи.
Вопросы о компании
Какая компания стоит за сайтом accred.ru?
Сайт принадлежит ООО «РУВЕНТС»: ИНН 7703806326, ОГРН 1147746160320, адрес — Москва, 127055, улица Образцова, дом 7, подъезд 3, 3 этаж. Под брендом Ruvents мы работаем с 2014 года, accred.ru — сайт направления регистрации участников. Договор и счета оформляются на юридическое лицо.
Программу регистрации вы разрабатываете сами?
Да, платформа — наша собственная разработка. Она включена в реестр российского программного обеспечения Минцифры России, запись № 8664 от 31.12.2020, а сама компания аккредитована Минцифры как ИТ-организация. Поэтому поля анкеты, права доступа по зонам и форму итогового отчёта мы меняем под конкретное событие своими силами.
На каком основании вы обрабатываете персональные данные участников?
Мы внесены в реестр операторов персональных данных Роскомнадзора — запись № 14-0251250 от 03.07.2014, то есть с первого года работы. Отдельно у нас есть лицензия ФСТЭК России № Л024-00107-77/01010616 на техническую защиту конфиденциальной информации. Инфраструктура размещается в защищённом контуре, обмен с формами регистрации идёт по HTTPS.
Оборудование и операторы — ваши собственные?
Да. Стойки, ноутбуки, принтеры бейджей, сканеры и терминалы контроля доступа принадлежат нам и приезжают на площадку в наших транспортных кейсах. Операторов и хостес мы тоже выводим сами: постоянный состав ведёт проекты из года в год, под крупные события он усиливается адресно.
С мероприятиями какого размера вы работаете?
Самое крупное событие в нашей практике — 25 000 участников, чаще всего заказывают регистрацию на сотни и тысячи гостей. Небольшие встречи мы берём тоже: от размера события зависят число стоек, состав смены и срок подготовки, а не сама схема работы.
Можно ли заказать отдельную часть работы, а не вход целиком?
Да. Берём и полный цикл, и отдельные части: сбор заявок до события, печать бейджей на площадке, контроль доступа или персонал на стойки. Если у вас уже есть своя система регистрации, подключаемся к ней и выводим смену на готовый процесс — тогда наша часть ограничивается площадкой.
Ruvents: кто ведёт регистрацию участников на ваших мероприятиях
За брендом Ruvents стоит ООО «РУВЕНТС» — московская компания, которая с 2014 года занимается регистрацией участников мероприятий и не берётся за смежные направления. Специализация узкая намеренно: вход события — отдельная задача со своим программным обеспечением, своим оборудованием и своими сменами, и держать её вторым направлением компания не стала.
Что мы делаем сами
Проект базируется на трёх составляющих, и все три у нас собственные. Программное обеспечение — своя разработка, включённая в реестр российского ПО Минцифры. Оборудование — парк стоек, ноутбуков, принтеров бейджей, сканеров и терминалов, который приезжает на площадку и уезжает после демонтажа. Люди — постоянная смена операторов, знакомая и со сценариями площадок, и с самой системой регистрации. Из этого складывается ответственность за вход целиком: если у стойки собирается очередь, разбираться с ней нам, и переадресовать вопрос некому.
Работа с персональными данными
Организатор передаёт подрядчику списки гостей — фамилии, компании, должности, контакты. Поэтому у нас есть лицензия ФСТЭК России на техническую защиту конфиденциальной информации, запись в реестре операторов персональных данных Роскомнадзора с 2014 года и аккредитация ИТ-компании в Минцифры. Что означает каждый документ на практике, разобрано выше на этой странице, а сами реквизиты записей мы указываем полностью, чтобы их можно было проверить в открытых реестрах.
Масштаб
С 2014 года мы провели регистрацию на двух с лишним тысячах событий, выдали бейджи 4,5 миллиона человек и отработали на 150 с лишним конференц-площадках в 30 с лишним регионах России и в странах СНГ. Крупнейшее событие — 25 000 участников. Среднее время выдачи бейджа на стойке — 8,2 секунды. Как это выглядит на площадках, показано в разделе проектов.
Что можно заказать
Обсудить можно любой объём. Чаще всего это регистрация участников мероприятия целиком, но заказывают и отдельные части — электронную регистрацию до события, печать бейджей, контроль доступа на входе, электронные билеты с QR-кодом, персонал и хостес на площадку, сайт мероприятия или аренду комплекта для печати бейджей. Реквизиты компании и способы связи собраны на странице контактов.