Персонал на мероприятие:
операторы и хостес
Подбираем и выводим на площадку временный персонал под ваше событие. Операторы стоек регистрации, хостес, сотрудники стойки информации, навигация по площадке, рассадка в залах и промо-персонал. Состав смены считаем от явки и графика, до выхода разбираем с людьми сценарий события, схему зон и нештатные ситуации.
Кого выводим на площадку
Одна смена закрывает не только вход. Участники теряются в холле, ищут нужный зал, приходят без записи и спрашивают про гардероб — под каждую из этих задач нужен свой человек на своём участке.
Операторы стоек регистрации
Находят участника в списке, печатают и выдают бейдж, заводят тех, кого в списках нет. Работают в системе регистрации, а не сверяют распечатку — поэтому очередь движется ровно.
Хостес
Встречают гостей, распределяют поток по стойкам и категориям, провожают спикеров, прессу и делегации. Это лицо события в первые тридцать секунд, поэтому подбираем под уровень мероприятия и его формат.
Стойка информации
Отвечают на вопросы про программу, залы, гардероб, парковку и питание. Снимают нагрузку с регистрации: на входе остаётся только выдача, а разговоры уходят на отдельную точку.
Навигация по площадке
Стоят в точках, где участник обычно сворачивает не туда: развилки холла, переходы между корпусами, входы в параллельные потоки. Держат маршрут между регистрацией, залами и зоной кофе-брейка.
Рассадка в залах
Заполняют зал с первых рядов, разводят категории по секторам и держат места для протокольных гостей. На пленарных сессиях от этого зависит, как зал выглядит в кадре трансляции.
Промо-персонал и другие задачи
Выдача раздаточных материалов и мерча, работа на стендах партнёров, сопровождение делегаций, помощь на гардеробе и в зоне питания. Участки согласуем до события, чтобы на смене не оказалось людей без задачи.
Как смена работает на площадке
Люди распределяются по участкам заранее, а не по ситуации в день события. Четыре типовых участка, с которых складывается работа на площадке:
Линия регистрации
Основной участок: приём гостей, поиск в списке, выдача бейджа. Число точек считаем так, чтобы очередь не набиралась даже в пиковый час перед открытием.
Работа в системе
Смена работает в системе регистрации, а не в распечатанном списке: участник находится по трём символам в любом поле анкеты, выдача отмечается сразу.
Разделение потоков
Делегации, пресса и VIP идут отдельной линией, общий поток — своей. Хостес распределяет гостей по категориям до того, как они встанут не в ту очередь.
Сопровождение и навигация
После стойки участник не остаётся один: люди на развилках держат маршрут до залов, а делегации и спикеров сопровождают лично.
Соберём смену под ваше мероприятие
Пришлите даты, площадку, ожидаемую явку и график регистрации — вернёмся с составом смены и сметой.
Как готовим смену к вашему событию
Между заявкой и первым гостем стоит подготовка, от которой зависит, будет ли смена работать как команда или как случайные люди в одинаковых футболках. Четыре этапа:
- Разберём график: во сколько открывается регистрация, когда начинается пленарная сессия и приезжают ли гости одной волной.
- Посчитаем людей по участкам — линия регистрации, отдельный поток для делегаций и прессы, стойка информации, навигация, залы.
- Ядро смены — сотрудники, которые работают на наших проектах постоянно и знают систему регистрации.
- Под крупные события состав добираем адресно: под формат площадки, уровень мероприятия и участки, где нужен именно опыт, а не руки.
- Пройдём с людьми категории участников, схему площадки и зоны доступа: кого куда пускают и чем спикер отличается от гостя.
- Отработаем нештатные случаи: участника нет в списках, потерян бейдж, приехала незаявленная делегация, гость пришёл не в свой день.
- Разведём людей по участкам до открытия дверей и проверим, что каждый знает свой сценарий и соседний.
- Будем перекидывать людей между участками по ходу события: пик на входе прошёл — часть смены уходит на навигацию и в залы.
Смена держится на трёх вещах: людей хватает на пик, у каждого есть участок, и все знают, что делать с нештатным гостем.
Остальное собирается под событие: сколько точек ставить, нужна ли отдельная линия для делегаций, работает ли смена все дни или только в день открытия. Расскажите про своё мероприятие, и мы посчитаем состав и смету под него.
Из чего складывается стоимость смены
Смета считается от числа людей и числа смен, а не от числа участников напрямую. Людей, в свою очередь, определяют явка и длина регистрационного окна: тысяча гостей за четыре часа и тысяча за два дня — это разные смены.
На итог влияют число участков (одна линия или отдельные потоки для делегаций и прессы), количество дней события, работа в монтажный день, регион выезда и задачи сверх регистрации — навигация, залы, стенды партнёров.
Операторы регистрации входят в тарифы на мероприятие вместе с оборудованием: на 100 участников заложен один оператор, на 1000 — семь. Тарифы — на главной. Минимального состава и минимальной продолжительности смены не устанавливаем — и объём, и график обсуждаем индивидуально под мероприятие. Напишите или позвоните, и мы пришлём расчёт под ваше событие.
Частые вопросы
Какой персонал вы выводите на мероприятие?
Операторов стоек регистрации, хостес, сотрудников стойки информации, навигаторов по площадке, помощь в рассадке участников в залах и промо-персонал. Состав собирается под сценарий события: где-то достаточно двух операторов на входе, где-то нужна отдельная линия для делегаций, стойка информации в холле и люди в залах.
Сколько человек нужно на моё мероприятие?
Считаем от явки и от того, за сколько часов она должна пройти. В тарифах на регистрацию на четырёхчасовое окно работы стоек заложен один оператор на 100 участников, два на 300, четыре на 500 и семь на 1000. Среднее время обслуживания человека на стойке — 8,2 секунды. Если гости приезжают одной волной к открытию пленарной сессии, людей ставим больше, чем даёт расчёт по общей явке. Жёстких порогов при этом нет: ни минимального состава смены, ни минимальной продолжительности мы не устанавливаем — и число людей, и график обсуждаем индивидуально под мероприятие.
Персонал у вас в штате или подбирается под проект?
И то, и другое. Ядро смены — люди, которые работают на наших проектах постоянно и знают систему регистрации. Под крупные события состав добирается адресно, под конкретные задачи и площадку. За результат на площадке отвечаем мы, а не подрядчик по подбору.
Персонал обучают под конкретное событие?
Да. До выхода на смену разбираем сценарий: категории участников и чем они отличаются, схема площадки и зоны, куда кого пускают, что делать с гостем, которого нет в списках, к кому направлять прессу и делегации. Отдельно проходим работу в системе регистрации — поиск участника, выдачу и перепечатку.
Можно ли взять только персонал, без вашей регистрации?
Да. Если стойки, оборудование и списки уже есть на вашей стороне, выводим людей на готовый процесс — разберём вашу схему выдачи и обучим смену под неё. Обратный вариант тоже рабочий: мы берём регистрацию целиком, и персонал идёт внутри неё.
Что персонал делает, кроме работы на регистрации?
Держит стойку информации, помогает с навигацией по площадке, рассаживает участников в залах, сопровождает делегации и протокольных гостей, выдаёт раздаточные материалы и мерч. Набор задач согласуем до события, чтобы на смене не оказалось людей без участка.
В какие города выезжает персонал?
Основная часть проектов проходит в Москве, но команда выезжает по всей России и в страны СНГ — за десять лет работали более чем в 30 регионах и на 150 конференц-площадках. В регионах смену собираем заранее и выводим на площадку в день монтажа вместе с оборудованием.
Что ещё берём на себя
Регистрация участников под ключ
Смена работает внутри полного цикла: анкета до события, стойки на площадке, печать бейджей, контроль доступа и отчёт по фактической явке.
Регистрация участников мероприятия
Печать бейджей на мероприятии
То, что оператор выдаёт гостю на стойке: пластик с фото и RFID, картон, наклейка, лента с карабинами и контрольный браслет.
Печать бейджей на мероприятии
Аренда принтера для бейджей
Техника под ту же смену: принтер, ноутбук с базой участников, расходные материалы и сеть на каждой точке выдачи.
Аренда принтера для печати бейджей
Контроль доступа на входе
Проверка бейджей и билетов на входе и в закрытых зонах: сканеры, ТСД, турникеты и стойки контроля с отчётом по проходам.
Контроль доступа на мероприятии
Электронные билеты с QR-кодом
Именной билет, по которому оператор находит гостя на стойке за секунды и меняет его на бейдж.
Электронные билеты на мероприятие
Сайт мероприятия с программой
Программа, спикеры и партнёры на сайте события — по спискам с него смена работает на площадке.
Создание сайта для мероприятияОставьте заявку, и мы с вами свяжемся
Контакты
Персонал на регистрацию мероприятия: как мы собираем смену
Персонал на регистрацию мероприятия — это не «люди в одинаковых футболках на входе». Вход мероприятия работает как узкое горлышко: за час до пленарной сессии через него проходит основная часть гостей, и любая задержка на одной стойке сразу превращается в очередь. Поэтому смена считается от графика, а участки распределяются заранее.
Кто входит в смену
- операторы стоек регистрации — поиск участника, печать и выдача бейджа, оформление тех, кого нет в списках;
- хостес — встреча гостей, распределение потока по категориям, сопровождение спикеров и делегаций;
- сотрудники стойки информации — программа, залы, гардероб, парковка, питание;
- навигаторы — точки на маршруте от регистрации до залов и зоны кофе-брейка;
- персонал в залах — рассадка, заполнение первых рядов, места для протокольных гостей;
- промо-персонал — раздаточные материалы, мерч, работа на стендах партнёров.
Сколько людей ставить
Запрос предоставление персонала на мероприятия почти всегда сводится к вопросу «сколько человек нужно». Считаем от явки и от длины регистрационного окна: в тарифах на четырёхчасовое окно работы стоек заложен один оператор на 100 участников, два на 300, четыре на 500 и семь на 1000. Среднее время обслуживания гостя — 8,2 секунды, и в эти секунды входит всё: поиск в списке, печать бейджа, сборка с лентой, отметка выдачи. Но арифметика по общей явке даёт нижнюю границу: если гости приезжают одной волной к открытию, людей нужно больше, чем следует из деления числа участников на часы.
Почему подготовка важнее внешнего вида
Услуга хостес на мероприятие часто продаётся как внешность и улыбка. На деловых событиях этого не хватает: человек на стойке должен за секунды понять, что делать с гостем, которого нет в списках, куда направить прессу, чем спикер отличается от участника и в какие зоны пускает конкретная категория бейджа. Поэтому до выхода на смену мы разбираем с людьми сценарий события, схему площадки, категории и права доступа, а отдельно — работу в системе регистрации. Ядро смены составляют сотрудники, которые ведут наши проекты постоянно; под крупные события состав добирается адресно.
Временный персонал без остальной регистрации
Формулировка временный персонал на мероприятие подразумевает, что люди нужны на конкретные даты, а не в штат. Минимального состава и минимальной продолжительности смены мы не устанавливаем: объём обсуждается под конкретное мероприятие. Работаем в обоих направлениях — выводим смену на готовый процесс, если стойки, оборудование и списки уже есть у вас, или берём регистрацию целиком — и тогда персонал идёт внутри неё вместе с техникой на точках выдачи. В первом случае мы разбираем вашу схему выдачи и обучаем людей под неё, во втором отвечаем за весь вход.
География
Большая часть проектов проходит в столице, поэтому хостес на мероприятие в Москве для нас обычная работа. За десять лет смены выезжали более чем в 30 регионов России и на 150 конференц-площадок, а также в страны СНГ. В регионах состав собирается заранее и выходит на площадку в день монтажа вместе с оборудованием.
Персонал заказывается отдельной услугой или как часть регистрации участников мероприятия под ключ — вместе со стойками, печатью бейджей на мероприятии и контролем доступа.