Электронная регистрация
участников мероприятия
Собираем форму под ваше событие и запускаем её на вашем домене. Любой набор полей, разные анкеты под статус участия, модерация заявок, письма с подтверждением и QR-кодом, личный кабинет участника. Организатор в любой момент видит список и снимает выгрузку сам.
Что входит в электронную регистрацию участников
Система электронной регистрации участников закрывает всё, что происходит с человеком до приезда на площадку — и всё, что в это время нужно организатору.
Конструктор формы
Собираем анкету под событие: произвольные поля, обязательные и необязательные, маски и проверки ввода. Состав полей меняется в зависимости от статуса участия — спикер, экспонент, партнёр и гость заполняют разные формы.
Форма на вашем домене
Регистрация живёт на домене мероприятия и в его фирменном стиле. Участник не уходит на сторонний сервис, а адрес формы можно ставить в рассылку, на сайт компании и в рекламу.
Подтверждения и напоминания
После заявки участник получает письмо с подтверждением и QR-кодом, а перед событием — напоминание с адресом и программой. При смене статуса заявки письмо уходит автоматически.
Личный кабинет участника
Профиль, персональное расписание с избранными сессиями, электронный билет и бейдж, логистика вроде пропусков на авто и схем парковок, чат со службой поддержки. Наполнение зависит от статуса участника.
Модерация, квоты и статусы
Заявки приходят в список, где их одобряют или отклоняют — по одной, пачкой по фильтру или автоматически по правилу. Квоты по категориям, роли сотрудников и права доступа настраиваются отдельно.
Импорт, выгрузки и обмен
Загружаем собранные списки файлом или забираем их из вашей системы по API. Обратно отдаём выгрузку в нужном формате: для отчётности, для печати бейджей, для контроля доступа или в вашу CRM.
Интеграции с вашей системойКак это выглядит на реальных проектах
Регистрация начинается на сайте события и заканчивается управляемым списком у организатора. Два экрана из проектов, которые работают на нашей платформе.
Точка входа на сайте события
Кнопка регистрации и вход в личный кабинет стоят в шапке сайта — там, где участник их ищет. Форма открывается на том же домене и в том же оформлении, поэтому переход на сторонний сервис человека не пугает и заявки не теряются.
Список заявок у организатора
Каждая заявка попадает в таблицу со статусом участия и состоянием: участвует, подтверждён, отклонён. Отсюда работают поиск и фильтры, выгрузка и импорт, письмо участнику и правка данных. Персональные данные на снимке скрыты.
Соберём форму регистрации под ваше мероприятие
Пришлите даты, ожидаемое число участников и список категорий — покажем, как будет выглядеть анкета, и посчитаем смету.
Что видит участник, что видит организатор
Что настраивается в самой форме:
- Произвольный набор полей: от имени и компании до гражданства, даты рождения и номера автомобиля для пропуска;
- Разные анкеты под статус участия — спикер, экспонент, партнёр, пресса, обычный гость;
- Разбивка на шаги, чтобы длинная анкета не отпугивала на первом экране;
- Парные поля для двуязычных мероприятий: фамилия и имя отдельно на русском и на английском, сразу пригодные для печати бейджа;
- Обязательные отметки о согласии на обработку персональных данных и принятии условий участия;
- Защита от роботов и автоматических заявок;
- Проверки ввода, которые отсекают опечатки в почте и телефоне до отправки формы.
Что участник получает в кабинете:
- Профиль с данными из анкеты, который можно поправить самому — без письма организатору;
- Персональное расписание: избранные сессии из программы события;
- Электронный билет, бейдж участника и путевые листы;
- Логистику: бланки заявок, пропуска на автомобиль, схемы парковок;
- Чат со службой поддержки и чат с другими участниками;
- Дополнительные формы, если по ходу подготовки нужно собрать ещё что-то;
- Отдельные разделы для спикеров, экспонентов и партнёров — своё расписание выступлений и свои анкеты.
Что организатор делает сам:
- Ищет участника по любому полю анкеты и фильтрует список по статусу, категории и дате регистрации;
- Правит данные в заявке, если участник ошибся или сменил компанию;
- Подтверждает и отклоняет заявки — по одной или пачкой;
- Назначает роли сотрудникам и раздаёт права доступа к спискам;
- Импортирует собранные списки и выгружает данные в нужном формате;
- Смотрит статистику регистраций по дням и категориям;
- Пишет участнику прямо из списка, не выходя в почтовый клиент.
Как проходит регистрация: от анкеты до входа на площадку
Онлайн-часть не заканчивается отправленной формой — собранные данные должны доехать до стойки на входе. Четыре этапа, из которых складывается работа:
- Разберём, кого вы ждёте и что нужно узнать о каждой категории, и соберём под это анкеты — свою для спикера, своя для экспонента, своя для обычного гостя.
- Разместим форму на домене мероприятия в фирменном стиле и прогоним тестовые заявки до открытия регистрации.
- Соберём заявки в один список и настроим порядок их проверки: ручное одобрение, автоматическое по правилу или квоты по категориям.
- Отправим участнику письмо с подтверждением и QR-кодом, а перед событием — напоминание с адресом и программой.
- Заберём уже собранные списки из таблиц, CRM или корпоративного контура и сведём их с теми, кто зарегистрировался сам.
- Согласуем формат и периодичность обмена до старта регистрации, чтобы за неделю до события никто не выяснял, кто кому что отдаёт.
- Отдадим подтверждённые списки на стойки: по ним печатаются бейджи и работает проверка на входе, а участника находят по QR-коду или трём символам в любом поле анкеты.
- Сведём после мероприятия то, что было заявлено, с тем, что случилось на самом деле — и отдадим отчёт по фактической явке.
Электронная регистрация базируется на трёх составляющих: понятная участнику форма, управляемый список заявок у организатора и данные, доехавшие до входа без ручного переноса.
Остальное подбираем под конкретное событие: сколько категорий участников развести, нужна ли многошаговая анкета, как поступать с теми, кто регистрируется в день мероприятия. Расскажите про своё событие, и мы соберём схему регистрации и смету под него.
Персональные данные участников и 152-ФЗ
Анкета собирает фамилии, телефоны и адреса почты, поэтому вопрос о защите данных возникает раньше вопроса о дизайне формы. Эту часть работы берём на себя целиком и отвечаем за неё документами, а не обещаниями.
Согласие на обработку данных и принятие условий участия встраиваются в форму отдельными обязательными отметками — с вашими формулировками. Требования вашей службы безопасности к хранению и срокам обработки согласуем отдельно: нестандартные условия возможны и обсуждаемы.
Стоимость электронной регистрации участников
Онлайн-часть считается отдельно от работы на площадке. Если нужны только форма, кабинет и рассылки, без стоек, операторов и печати бейджей, смета выходит заметно ниже табличной — прайс на комплекс приведён на главной как ориентир.
На итог влияют число категорий участников и форм под них, наличие модерации и квот, объём рассылок, состав личного кабинета и сложность обмена с вашими системами. Многошаговая анкета с двуязычными полями и отдельными потоками для прессы и делегаций стоит иначе, чем форма из шести полей.
Минимальный заказ — от 100 участников. Опишите событие и категории гостей — покажем черновик анкеты и посчитаем онлайн-часть отдельной строкой.
Частые вопросы
Какие поля можно добавить в форму регистрации?
Любые. Форма собирается конструктором: к обычным имени, компании, должности и городу добавляем всё, что нужно именно вашему событию — гражданство, дату рождения, размер футболки, номер автомобиля для пропуска, отдельные поля с фамилией на русском и на английском для бейджей двуязычного форума. Состав полей меняется в зависимости от статуса участия: спикеру, экспоненту и обычному гостю показываются разные анкеты.
На каком домене работает форма регистрации?
На вашем. Форма размещается на домене мероприятия и оформляется в его фирменном стиле — участник не переходит на сторонний сервис и не видит чужого бренда. Если отдельного сайта у события нет, разместим форму на своей стороне и отдадим ссылку, которую можно ставить в рассылку и на страницу компании.
Можно ли проверять заявки перед подтверждением участия?
Да. Каждая заявка попадает в список со статусом, который вы одобряете или отклоняете — вручную по одной, пачкой по фильтру или автоматически по правилу. Так работают мероприятия с закрытым составом, квотами по категориям и отдельным потоком для прессы и делегаций. Участник видит статус своей заявки в личном кабинете и получает письмо при его изменении.
Что получает участник после регистрации?
Письмо с подтверждением и QR-кодом, по которому его находят на входе, и доступ в личный кабинет. В кабинете — профиль, персональное расписание с избранными сессиями, электронный билет и бейдж, логистика вроде схем парковок и пропусков на автомобиль, чат со службой поддержки. Набор зависит от статуса: у спикера, экспонента и партнёра он свой.
Как загрузить в систему уже собранные списки?
Импортируем файлом или забираем данные напрямую из вашей системы по API. Так подключаются участники, которых уже собрали в таблице, приглашённые из CRM и делегации, которые присылает партнёр отдельным списком. Формат и периодичность обмена фиксируем до старта регистрации.
В каких форматах выгружаются данные участников?
В тех, которые нужны вам: таблица для отчётности, выгрузка под печать бейджей, файл для системы контроля доступа, отдача обратно в вашу CRM по API. Выгрузку можно снять в любой момент, целиком или срезом по статусу, категории и дате регистрации, и она не требует нашего участия — организатор делает её сам из кабинета.
Где хранятся данные участников и кто к ним имеет доступ?
В защищённом контуре на территории России, с шифрованием канала по SSL/HTTPS и регулярным резервным копированием. Компания включена в реестр операторов персональных данных Роскомнадзора и работает по лицензии ФСТЭК на техническую защиту конфиденциальной информации. Доступ к спискам разграничивается ролями: менеджер видит своё направление, оператор на стойке — только то, что нужно для выдачи бейджа.
Что ещё берём на себя
Сайт мероприятия с программой
Форма регистрации живёт не сама по себе, а на сайте события: программа по дням и залам, спикеры, партнёры и экспоненты, встроенные трансляции.
Создание сайта для мероприятия
Печать бейджей на площадке
По подтверждённым спискам печатаем именные бейджи заранее, а тех, кто зарегистрировался в последний момент, обслуживаем прямо на входе.
Печать бейджей на мероприятии
Контроль доступа на входе
QR-код из письма и бейдж проверяются сканерами, ТСД и турникетами. Отметки прохода собираются в отчёт по фактической явке.
Контроль доступа на мероприятии
Регистрация участников под ключ
Полный цикл: онлайн-регистрация, стойки на площадке, печать бейджей, контроль доступа, персонал и отчёт по явке — одной услугой.
Регистрация участников мероприятия
Персонал на стойки регистрации
Обученные операторы и хостес, которые встречают гостей, выдают бейджи и помогают с навигацией по площадке.
Оставьте заявку, и мы с вами свяжемся
Контакты
Электронная регистрация участников мероприятия: как это работает
Электронная регистрация участников мероприятия — это способ узнать состав гостей до того, как они приедут. Человек заполняет анкету на сайте события, получает подтверждение с QR-кодом и приезжает уже известным: его данные лежат в списке, бейдж напечатан, категория доступа прописана. Организатор к утру события знает, сколько человек ждать, из каких компаний и в каком статусе — вместо того чтобы выяснять это по очереди у входа.
Из чего складывается работа
- разбираем состав участников и собираем анкеты под каждую категорию — спикеры, экспоненты, партнёры, пресса, гости;
- размещаем форму на домене мероприятия в его фирменном стиле;
- настраиваем порядок проверки заявок: ручное одобрение, автоматическое правило или квоты по категориям;
- согласовываем обмен с вашими системами — что забираем и куда возвращаем.
- принимаем заявки и отправляем письма с подтверждением, QR-кодом и напоминанием перед событием;
- открываем участникам личные кабинеты с расписанием, электронным билетом и документами;
- ведём список: поиск, правки, подтверждения и отклонения, статистика по дням и категориям;
- подгружаем списки, собранные вне формы, и сводим их с теми, кто зарегистрировался сам.
Система электронной регистрации участников и что в ней настраивается
Форма собирается конструктором, поэтому набор полей не ограничен шаблоном: помимо имени, компании и должности в анкете появляются гражданство, дата рождения, номер автомобиля для пропуска, размер футболки, парные поля фамилии на русском и английском для двуязычного форума. Состав полей меняется в зависимости от статуса участия — спикеру и обычному гостю показываются разные анкеты. Длинную анкету разбиваем на шаги, чтобы она не отпугивала на первом экране, а проверки ввода отсекают опечатки в почте и телефоне до отправки. Онлайн форма регистрации на мероприятие живёт на вашем домене: участник не уходит на сторонний сервис, а её адрес можно ставить в рассылку, на сайт компании и в рекламу.
Что получает организатор
Список заявок в реальном времени с поиском по любому полю и фильтрами по статусу, категории и дате. Заявки подтверждаются и отклоняются по одной или пачкой, сотрудникам раздаются роли и права доступа, а выгрузку можно снять в любой момент — целиком или срезом, в том формате, который нужен: для отчётности, для печати бейджей, для системы контроля доступа или обратно в CRM по API. Собранные ранее списки загружаются файлом или забираются из вашей системы напрямую, поэтому участники из таблицы, из CRM и из формы оказываются в одном месте.
Персональные данные
Анкета собирает фамилии, телефоны и адреса почты, поэтому вопрос о защите данных возникает раньше вопроса о дизайне формы. Инфраструктура размещена в защищённом контуре на территории России в соответствии со 152-ФЗ, канал шифруется по SSL/HTTPS, база регулярно резервируется. Компания включена в реестр операторов персональных данных Роскомнадзора (запись №14-0251250) и работает по лицензии ФСТЭК на техническую защиту конфиденциальной информации, а программный комплекс внесён в реестр российского ПО Минцифры (запись №8664). Доступ к спискам разграничивается ролями, действия сотрудников с заявками фиксируются.
Что происходит дальше
Подтверждённые списки уходят на площадку: по ним заранее печатаются бейджи, а на входе участника находят по QR-коду из письма или по трём символам в любом поле анкеты. Онлайн-регистрация заказывается отдельно или как часть регистрации участников мероприятия под ключ — вместе со стойками, печатью бейджей на мероприятии и контролем доступа на мероприятии. После события остаётся отчёт, в котором видно не только кто заявился, но и кто действительно пришёл.