Аренда принтера
для печати бейджей
Привозим на площадку комплект для печати бейджей и разворачиваем его под ваш поток. В комплекте принтер, ноутбук с базой мероприятия, расходные материалы, сервер и сетевое оборудование. Технику берём на даты события вместе с монтажом накануне, а работает с ней наш оператор — он настраивает стойку, ведёт печать и остаётся на площадке до последнего гостя.
Что приезжает на площадку
Комплект собирается вокруг принтера, но одним принтером не ограничивается: чтобы бейдж вышел из лотка именным, рядом должны стоять база участников, запас материалов и сеть. Вот из чего складывается одна точка выдачи.
Принтер этикеток
Выдаёт самоклеящуюся этикетку с именем, компанией и категорией участника. Этикетка ложится на заранее подготовленную заготовку бейджа — такой сценарий держит самый плотный поток на входе.
Карточный принтер
Печатает пластиковую карту целиком: фотографию, имя, категорию и штрихкод, при необходимости с RFID-меткой внутри. Ставим там, где пропуск живёт несколько дней и открывает закрытые зоны.
Ноутбук с базой мероприятия
На каждой точке развёрнут список участников. Оператор находит человека по трём символам в любом поле анкеты или заводит новую запись прямо на стойке, и бейдж уходит в печать без ручного ввода макета.
Расходные материалы
Рулоны этикеток, красящие ленты, заготовки бейджей, ленты 16 мм с карабинами. Объём считаем по числу участников и везём с запасом на перепечатку, опечатки и замены категорий.
Сервер и сеть стойки
Сервер, роутер и сетевое оборудование привозим свои. Точки выдачи работают на собственной сети и не зависят от гостевого Wi-Fi площадки, поэтому очередь не встаёт из-за чужого канала.
Оператор комплекта
Технику обслуживает наш сотрудник: собирает стойку, заряжает материалы, ведёт печать и разбирает нештатные случаи на месте. Отдельно от оператора комплект не сдаём.
Печать бейджей на мероприятииКак выглядит комплект в работе
Одна точка выдачи занимает половину стандартного стола, а линия из нескольких точек собирается вдоль стойки регистрации. Четыре кадра с наших проектов — от одиночного комплекта до линии на большом форуме.
Одна точка выдачи
Ноутбук, принтер и запас материалов помещаются на половине стола. На четырёхчасовом окне работы стоек такой комплект закрывает около ста участников.
Печать на пластике
Карточный принтер выдаёт готовый пластиковый бейдж с фотографией и штрихкодом. Заготовки, ленты и держатели лежат на той же точке, чтобы гость забирал пропуск собранным.
Печать этикетки на заготовку
Заготовки с фирменным дизайном печатаются заранее, а на площадке остаётся персонализация. Этикетка выходит из принтера за секунды и сразу ложится на бейдж.
Линия из нескольких точек
На крупных событиях комплекты выстраиваются в линию, а поток делится по категориям или буквам алфавита. Число точек считаем от явки и длины регистрационного окна.
Подберём комплекты под ваш поток
Пришлите даты, площадку и ожидаемое число участников — вернёмся с числом точек выдачи и сметой.
Как проходит аренда комплекта
Аренда начинается не в день события, а на расчёте потока, и заканчивается вывозом техники с площадки. Четыре этапа, из которых складывается работа:
- Разберём расписание: во сколько открывается регистрация, за какое время должна пройти явка, приезжают ли гости одной волной к пленарной сессии.
- Посчитаем число точек выдачи под этот график и скажем, где линию стоит разделить — отдельный поток для прессы, делегаций и персонала подрядчиков.
- Развернём на ноутбуках базу мероприятия, зальём макет бейджа и проверим печать на тех же материалах, что поедут на площадку.
- Соберём расходные материалы по тиражу с запасом и укомплектуем каждую точку так, чтобы она работала автономно, без общего склада под столом.
- Привезём и соберём комплекты в день монтажа: от площадки нужны только столы и электричество, сеть поднимаем на своём оборудовании.
- Прогоним тестовую печать на каждой точке и сверим макет с организатором до того, как к стойке подойдёт первый гость.
- Оператор ведёт печать, следит за расходом материалов и разбирает нештатные случаи на месте, не останавливая очередь.
- После закрытия регистрации снимем стойки, увезём технику и передадим остаток расходных материалов вместе с отчётом по выдаче.
Комплект держится на трёх вещах: техника подобрана под поток, данные загружены до выезда, на точке есть человек, который отвечает за результат.
Остальное подбираем под конкретное событие: сколько точек ставить, какой носитель печатать, нужна ли отдельная линия для делегаций. Расскажите про своё мероприятие, и мы посчитаем схему стоек и смету под него.
Из чего складывается стоимость аренды
Считаем не отдельный принтер, а точку выдачи целиком: техника, материалы под тираж, сеть и человек за стойкой. Поэтому смета зависит от числа точек, а оно — от явки и длины регистрационного окна.
На итог влияют носитель (этикетка на заготовке дешевле пластика с фотографией и RFID-меткой), число дней работы стоек, монтаж накануне, регион выезда и запас материалов на перепечатку.
Комплект «ноутбук + принтер» и оператор входят в тарифы на регистрацию участников — там они посчитаны по шагам явки от 100 до 1000 человек. Тарифы — на главной. Напишите или позвоните, и мы пришлём расчёт под ваше событие.
Комплекты на наших проектах
Частые вопросы
Что входит в аренду комплекта для печати бейджей?
Принтер, ноутбук с развёрнутой базой мероприятия, расходные материалы под тираж, сервер и сетевое оборудование для стойки, а также оператор, который работает с комплектом на площадке. Доставку, монтаж накануне, настройку и вывоз после события считаем частью услуги, а не отдельными позициями.
Сколько принтеров нужно на мероприятие?
Считаем от явки и от того, за сколько часов она должна пройти. На четырёхчасовом окне работы стоек один комплект закрывает около 100 участников, два — 300, четыре — 500, семь — 1000. Среднее время обслуживания одного человека на стойке — 8,2 секунды, и именно оно, а не паспортная скорость печати, определяет длину очереди. Если гости приезжают одной волной к открытию, комплектов ставим больше.
Можно ли арендовать только технику, без вашего оператора?
Комплект выезжает с нашим сотрудником. Он собирает стойку, загружает расходные материалы, ведёт печать и решает сбои на месте — от замятой этикетки до участника, которого нет в списках. Отдельно от оператора технику не сдаём: на событии некому будет отвечать за результат.
Что требуется от площадки?
Столы под стойки и электричество. Сервер, роутер и сетевое оборудование привозим свои, поэтому комплекты работают на собственной сети и не зависят от гостевого Wi-Fi площадки. Отдельного интернет-канала, серверной комнаты и подготовки со стороны площадки не требуется.
На какие носители печатает комплект?
На самоклеящуюся этикетку, которая ложится на заранее подготовленную заготовку бейджа, и на пластиковую карту — с фотографией участника, штрихкодом и RFID-меткой. Первый вариант быстрее и берётся под плотный поток, второй — под многодневные события и закрытые зоны. Носитель подбираем вместе со сценарием печати.
В какие города выезжает оборудование?
Основная часть проектов проходит в Москве, но комплекты выезжают по всей России и в страны СНГ — за десять лет работали более чем в 30 регионах и на 150 конференц-площадках. Технику везём с собой целиком, включая расходные материалы и сетевое оборудование.
На какой срок берётся комплект?
На даты мероприятия плюс монтаж накануне: технику разворачиваем и проверяем до того, как придёт первый гость. На многодневных событиях комплекты остаются на площадке между днями, а на длинных проектах с несколькими площадками перевозим их по мере переезда события. Точный график согласуем при расчёте сметы.
Что ещё берём на себя
Печать бейджей на мероприятии
Носители и тиражи: пластик с фото и RFID, картон, наклейки, ленты и браслеты. Печать на площадке, в типографии или гибридом, когда заготовка приезжает готовой.
Печать бейджей на мероприятии
Регистрация участников под ключ
Комплекты печати — часть полного цикла: анкета до события, подтверждения с QR-кодом, стойки на площадке, контроль доступа и отчёт по фактической явке.
Регистрация участников мероприятия
Контроль доступа на входе
Бейдж, вышедший из принтера на стойке, дальше проверяется на входе и в закрытых зонах: сканеры, ТСД, турникеты и стойки контроля. Отметки прохода складываются в отчёт по явке.
Контроль доступа на мероприятии
Электронная регистрация до события
Форма на вашем домене, подтверждения с QR-кодом и личный кабинет участника. Списки из неё попадают на ноутбуки стоек, так что вводить фамилии на входе не приходится.
Электронная регистрация участников
Сайт мероприятия с программой
Сайт события с программой, спикерами и встроенной регистрацией — по собранным на нём спискам работают стойки печати на площадке.
Создание сайта для мероприятия
Персонал на стойки выдачи
Операторы и хостес на точки выдачи: ведут печать и выдачу бейджей, держат очередь ровной и отвечают на вопросы гостей у стойки.
Персонал и хостес на мероприятиеОставьте заявку, и мы с вами свяжемся
Контакты
Аренда принтера для печати бейджей: как это устроено у нас
Аренда принтера для печати бейджей редко бывает задачей про один прибор. На входе мероприятия принтер сам по себе бесполезен: рядом нужен список участников, макет бейджа, запас материалов, сеть, к которой всё это подключено, и человек, который справится с очередью. Поэтому на площадку мы отправляем не принтер, а точку выдачи целиком — и считаем её как единицу.
Из чего состоит точка выдачи
- принтер — этикеточный для персонализации заготовок или карточный для печати пластика;
- ноутбук с развёрнутой базой мероприятия и загруженным макетом;
- расходные материалы: рулоны этикеток, красящие ленты, заготовки, ленты 16 мм с карабинами;
- сервер, роутер и сетевое оборудование, на которых работает стойка;
- оператор, который ведёт печать и отвечает за точку на событии.
Сколько точек ставить
Запрос принтер для бейджей на мероприятие почти всегда означает вопрос «сколько их нужно». Считаем от явки и от длины регистрационного окна: на четырёх часах работы стоек один комплект закрывает порядка ста участников, два — триста, четыре — пятьсот, семь — тысячу. Среднее время обслуживания одного гостя на стойке — 8,2 секунды, и очередь определяется именно им, а не паспортной скоростью печати: в эти секунды входят поиск человека в списке, печать, сборка бейджа с лентой и отметка выдачи. Если участники приезжают одной волной к открытию пленарной сессии, точек ставим больше, чем следует из арифметики по общей явке.
Что печатает комплект
Этикеточный принтер выдаёт самоклеящуюся этикетку с именем, компанией и категорией, которая ложится на заранее отпечатанную заготовку, — это самый быстрый сценарий для плотного потока. Карточный принтер закрывает запрос принтер для печати бейджей на пластике: он печатает персональную карту целиком, вместе с фотографией участника, штрихкодом и RFID-меткой внутри. Пластик берут туда, где пропуск живёт несколько дней, не должен мяться и открывает закрытые зоны. Носитель выбирается вместе со сценарием печати, и на одном событии два типа комплектов нередко работают рядом.
Что нужно от площадки и от организатора
От площадки нужны столы и электричество. Сеть поднимаем на своём оборудовании, поэтому стойки не зависят от гостевого Wi-Fi и не встают, когда зал заполняется людьми. От организатора нужны даты, площадка, ожидаемая явка и макет бейджа — либо согласие на то, что макет соберём мы. Технику разворачиваем в день монтажа и прогоняем тестовую печать до прихода первого гостя.
География выездов
Большая часть проектов проходит в Москве, поэтому аренда принтера на мероприятие в столице для нас обычная логистика — комплекты приезжают на площадку в день монтажа. За десять лет работы техника выезжала более чем в 30 регионов России и на 150 конференц-площадок, от Санкт-Петербурга и Сочи до Екатеринбурга и Самары, а также в страны СНГ. В дальние регионы комплекты едут целиком, вместе с расходными материалами и сетевым оборудованием.
Комплекты работают как отдельная услуга и как часть регистрации участников мероприятия под ключ. Что именно печатать на этих принтерах — пластик с фотографией, картон, наклейку или контрольный браслет — разбираем в разделе печать бейджей на мероприятии.