Регистрация участников мероприятия
Берём на себя весь путь участника: онлайн-регистрацию до события, стойки и печать именных бейджей на площадке, контроль доступа на входе и отчёт по фактической явке.
зарегистрированных участников
мероприятий с 2014 года
на регистрацию участника у стойки
Услуги — от анкеты до отчёта по явке
Закрываем полный цикл регистрации участников: и то, что человек заполняет дома, и то, что происходит с ним на входе. Каждая часть работает отдельно, если нужна только она.
Электронная регистрация
Анкета на вашем домене с любым набором полей. Участник заполняет её заранее и получает письмо с подтверждением и QR-кодом, организатор видит заявки в личном кабинете сразу.
Электронная регистрация участников
Стойки на площадке
Рабочие места на входе: ноутбуки, принтеры, сканеры, операторы. Гость называет фамилию или показывает QR-код и уходит с именным бейджем за считаные секунды.
Бейджи, ленты и браслеты
Печатаем именные бейджи прямо на входе. Пластик с фотографией и RFID, самоклеящаяся наклейка, контрольный браслет — под формат события и уровень доступа.
Печать бейджей на мероприятии
Контроль доступа
Проверка бейджей и браслетов на входе и в закрытых зонах: сканеры, ТСД, турникеты. Отметки прохода собираются в общую статистику посещения.
Контроль доступа на мероприятии
Персонал на регистрацию
Обученные операторы и хостес: стойки регистрации, информационные стойки, навигация по площадке, помощь в рассадке в залах.
Персонал и хостес на мероприятие
Сайт мероприятия
Страница события с программой, спикерами и встроенной формой записи. Живёт на вашем домене и складывает данные в ту же базу, из которой работают стойки.
Создание сайта для мероприятия
Электронные билеты
Билет с QR-кодом приходит на почту и считывается на входе. Квоты, категории участников и отзыв билета — в том же кабинете организатора.
Электронные билеты на мероприятие
Электронные визитки Quick Contact
Обмен контактами прямо на мероприятии: QR-код или RFID-метка на бейдже заменяет бумажную визитку.
Рассылки и уведомления
Приглашения, напоминания, статусы заявок, сертификаты и благодарственные письма — по спискам из той же базы участников.
Почему нам доверяют
Что входит в организацию регистрации под ключ
Программный комплекс внесён в реестр российского программного обеспечения Минцифры и обеспечивает:
- Простую настройку и запуск;
- Размещение формы регистрации на вашем домене с вашим фирменным дизайном;
- Высокую скорость работы операторов;
- Надёжную и безопасную работу всего комплекса;
- Быстрый поиск по всем возможным полям с отображением результата по вводу трёх символов;
- Личный кабинет организатора с подробной статистикой и аналитикой;
- Интеграцию с различными источниками данных по API;
- Масштабируемую инфраструктуру, способную работать с десятками и сотнями тысяч участников;
- Работу в офлайн-режиме с синхронизацией данных, когда связь восстановится;
- Устойчивость к пиковым нагрузкам: десятки тысяч участников, которые приходят одним потоком к открытию.
Интеграции с любой системой заказчика
Мы можем интегрироваться с любой системой заказчика: из вашей системы получать данные участников, мы печатаем по нему бейджи и фиксируем посещения. Но мы можем гораздо больше, например, забирать расписание, категории и любые ваши атрибуты, а обратно отдавать не только список пришедших, а цифры, посчитанные по вашей же методологии. Любая кастомная интеграция и дополнительный функционал возможны и обсуждаемы.
- Готовый API, регулярная выгрузка, корпоративная шина — способ обмена выбираем под то, что есть у вас.
- Если у системы нет интерфейса «под мероприятия», дописываем его на своей стороне. Сложные корпоративные контуры подключали не раз.
- Формат и сроки обмена фиксируем до старта. За неделю до мероприятия никто не выясняет, кто кому что отдаёт.
- Анкеты участников: любые поля, категории и статусы.
- Расписание: сессии, залы, время, спикеры.
- Права доступа: кто и куда может пройти.
- Всё, чем ещё оперирует ваша система, — внутренние идентификаторы, метки, специфические атрибуты, которых больше нигде нет.
- Проходы через зоны сопоставляются с расписанием: видно, кто дошёл до сессии, а кто остался в фойе.
- Активность по зонам, стендам и площадкам — в разрезе категорий участников.
- Рейтинги и баллы начисляем по вашей методологии, а не по своей. Геймификацию придумали вы — считаем её мы.
- Результат уезжает обратно в вашу систему, в её формате.
Лицензии и реестры
Регистрация участников — это работа с персональными данными. Документы, на основании которых мы их собираем, храним и обрабатываем.
Стоимость регистрации участников мероприятия
| Количество участников | 100 | 300 | 500 | 1000 |
|---|---|---|---|---|
|
Оператор регистрации
Время работы с 8:00 до 12:00
|
1 | 2 | 4 | 7 |
|
Комплект оборудования
Ноутбук + принтер
|
1 | 2 | 4 | 7 |
|
Печатные бейджи
105×140 мм, глянцевый или матовый, 4 + 4
|
|
|
|
|
|
Лента
Однотонная 16 мм, два карабина
|
|
|
|
|
|
Дополнительно
Сервер, роутер, сетевое оборудование, ПО
|
|
|
|
|
|
Стоимость
|
41 000 ₽ | 71 000 ₽ | 101 000 ₽ | 170 000 ₽ |
Цифры в таблице — ориентир для быстрой прикидки. Минимальный заказ — от 100 участников.
Итог считаем индивидуально: он зависит от числа зон регистрации, дней работы и набора услуг. При коротком наборе выходит меньше табличного.
Напишите или позвоните — пришлём смету под ваше мероприятие.
Фото с наших проектов
Снимки сделаны на событиях, которые мы вели. Разбивка по типам мероприятий — в разделе с проектами.
Частые вопросы
Что входит в регистрацию участников под ключ?
Онлайн-форма регистрации до мероприятия, рассылки с подтверждением и QR-кодом, стойки на площадке с ноутбуками и принтерами, печать именных бейджей и лент, операторы, контроль доступа на входе и выгрузка отчёта по фактической явке. Оборудование, расходные материалы, программное обеспечение и персонал — с нашей стороны.
За сколько дней до мероприятия нужно оставить заявку?
Чем раньше, тем спокойнее: остаётся время на анкету, тестовый прогон и печать бейджей по подтверждённым спискам. Если сроки горят, беремся и за неделю — такое случается регулярно и считается рабочей ситуацией, а не подвигом. Но заранее выходит и дешевле, и аккуратнее.
Сколько стоит регистрация участников мероприятия?
Минимальный заказ — от 100 участников, под ключ это в среднем от 41 000 ₽. Дальше по прайсу: 300 участников — 71 000 ₽, 500 — 101 000 ₽, 1000 — 170 000 ₽. Смету всегда считаем индивидуально, и выйти может меньше: если нужны только онлайн-регистрация и рассылки, без стоек и печати на площадке, цифра будет другой. На итог влияют число зон регистрации, количество дней и тип носителя.
Сколько времени занимает регистрация одного участника на стойке?
В среднем 8,2 секунды. Оператор находит участника по трём символам в любом поле анкеты, принтер печатает именной бейдж, участник получает его вместе с лентой. Количество стоек и операторов считается под пиковый поток, чтобы очередь не набиралась.
Можно ли связать регистрацию с нашим сайтом и CRM?
Практически с любой системой. Дело не в списке поддерживаемых CRM, а в готовности разобраться в вашем контуре, каким бы он ни был. Из системы забираем больше, чем список участников: расписание, категории доступа, произвольные атрибуты. На своей стороне считаем активность по зонам, строим рейтинги и начисляем баллы по вашей методологии, а результат отдаём обратно. Форма регистрации при этом живёт на вашем домене и в вашем оформлении.
Работаете ли вы за пределами Москвы?
Работаем по всей России и в странах СНГ: за плечами 150+ конференц-площадок в 30+ регионах. Вопрос обычно не в том, поедем ли, а в том, какая логистика удобнее — везти команду и технику из Москвы или часть собирать на месте. Считаем под конкретный город и даты.
Как вы защищаете персональные данные участников?
ООО «РУВЕНТС» внесено в реестр операторов персональных данных Роскомнадзора, запись №14-0251250 от 03.07.2014, и работает по 152-ФЗ. У компании есть лицензия ФСТЭК России на техническую защиту конфиденциальной информации. Данные передаются по SSL/HTTPS, инфраструктура размещается в защищённом контуре, резервное копирование выполняется регулярно.
Что будет, если на площадке пропадёт интернет?
Регистрация продолжится. Программный комплекс работает в офлайн-режиме и синхронизирует данные, когда связь вернётся. На площадку выезжает собственный сервер, роутер и сетевое оборудование — они входят в комплекс услуг.
Чем регистрация участников отличается от аккредитации?
На практике это один и тот же процесс, разница в словоупотреблении. «Аккредитацией» его чаще называют на форумах, конгрессах и мероприятиях с прессой, «регистрацией» — на конференциях, выставках и корпоративных событиях. Отличается строгость проверки: при аккредитации статус участника подтверждают заранее и на входе сверяют документы.
Оставьте заявку, и мы с вами свяжемся
Контакты
Регистрация участников мероприятия: как это устроено
Регистрация участников — это всё, что происходит с человеком от момента, когда он узнал о событии, до момента, когда он оказался в зале. Заполнил анкету, получил подтверждение, приехал, назвал фамилию, забрал бейдж, прошёл контроль на входе. Организатору важны две вещи: чтобы на входе не собралась очередь и чтобы после мероприятия остался точный список тех, кто действительно пришёл.
Из чего складывается работа
- форма регистрации с нужным набором полей — на вашем домене и в вашем оформлении;
- база участников: категории, квоты, статусы, права доступа в зоны;
- письма участникам: подтверждение записи, напоминание, пригласительный с QR-кодом;
- обмен с сайтом события, CRM или билетным сервисом, если данные приходят оттуда.
- печать бейджей по подтверждённым спискам;
- сборка стоек, ноутбуков, принтеров и сканеров на площадке;
- развёртывание сервера и сети, чтобы регистрация не зависела от интернета площадки;
- инструктаж операторов и разбор сценариев: кто идёт без записи, кто по приглашению, кто по списку делегации.
- работа стоек и печать именных бейджей при входе;
- регистрация тех, кто пришёл без предварительной записи;
- контроль доступа в закрытые зоны и на отдельные секции;
- правки в базе на ходу: замена утерянного бейджа, смена категории, добавление гостя.
- выгрузка фактической явки с разбивкой по категориям участников;
- статистика по времени прихода — по ней видно, когда был пик и сколько стоек понадобится в следующий раз;
- данные в том формате, в котором их примет ваша CRM или отчёт.
От чего зависит цена
Минимальный заказ — от 100 участников. Смета складывается не из числа гостей как такового, а из того, сколько рабочих мест нужно поставить и сколько дней они работают. На сотню человек хватает одного оператора с ноутбуком и принтером, на тысячу нужно семь рабочих мест: люди приходят не равномерно, а волной к открытию. Дальше на стоимость влияют вторая зона регистрации (отдельный вход для прессы, делегаций или VIP), количество дней, тип носителя — бумажный бейдж, пластиковая карта с фотографией и RFID-меткой или контрольный браслет, — и объём сопутствующих работ вроде рассылок и отчётности. Набор бывает и коротким: если нужны только онлайн-регистрация и рассылки, без стоек и печати на площадке, цифра выходит заметно ниже табличной.
Когда регистрация встроена в вашу систему
Про интеграции стоит сказать отдельно: здесь мы обычно и расходимся с рынком. Стандартный сценарий выглядит так — заказчик присылает выгрузку участников, подрядчик печатает бейджи и возвращает список пришедших. Сценарий рабочий, но бедный. Если у вас есть система, которая знает о мероприятии больше — расписание сессий, категории доступа, внутренние идентификаторы, собственные атрибуты участников, — мы подключаемся к ней и забираем всё это целиком. Дальше на нашей стороне проходы через зоны сопоставляются с расписанием: становится видно, кто дошёл до сессии, а кто остался в фойе, какие стенды собирали людей, а какие простаивали. Из этих отметок считаются рейтинги и баллы по вашей методологии, а не по нашей: если на мероприятии есть геймификация со своей формулой, формулу реализуем мы, а правила остаются вашими. Результат уезжает обратно в вашу систему в её же формате. Сложные корпоративные контуры подключали не раз, и вопрос обычно не в том, получится ли, а в том, за какое время.
Регистрация или аккредитация — есть ли разница
В event-индустрии эти слова используют как синонимы, и мы тоже: домен accred.ru появился в то время, когда отрасль говорила «аккредитация». Разница скорее в строгости процедуры. Аккредитацию проходят там, где статус участника подтверждают заранее: пресса, официальные делегации, доступ в закрытые зоны. Для журналистов это обычно отдельный поток — заявка от редакции, проверка, свой тип бейджа и своя зона работы. На конференциях, выставках и корпоративных событиях ту же самую работу называют регистрацией, и происходит она ровно так же: списки, стойки, бейджи, контроль на входе.
География и масштаб
Работаем по всей России и в странах СНГ. С 2014 года через наши стойки прошли 4,5 миллиона участников: больше 2000 мероприятий, 150 с лишним конференц-площадок, тридцать с лишним регионов. Самое крупное событие — 25 000 человек за одну регистрацию. Среди проектов финал конкурса «Лидеры России» в Сочи, «Премия Рунета», форум «Цифровой прорыв», молодёжный форум «Таврида», OFFZONE, Buying Business Travel Forum. Среднее время обслуживания участника у стойки — 8,2 секунды: оператор находит человека в базе с третьего введённого символа, принтер тут же печатает именной бейдж. Условия выезда за пределы Москвы считаем под конкретный город и даты.
Кому это нужно
Конференции и форумы, отраслевые выставки, корпоративные встречи и клиентские дни, фестивали, спортивные события, награждения и премии. Формат влияет не на суть работы, а на детали: на выставке важнее пропускная способность входа и учёт посещения стендов, на конференции — категории участников и доступ в секции, на закрытом корпоративе — сверка со списком и защита от прохода по чужому бейджу.
Если нужен ориентир по стоимости или разбор вашего сценария входа — напишите нам. Посчитаем количество стоек под ожидаемый поток и пришлём смету.