Ruvents | Аккредитация участников мероприятий

Аккредитация участников мероприятий

Без очередей и с удобством для посетителей и организатора. Современные IT-решения для автоматизации, аналитики, интерактива и нетворкинга.

Получить консультацию

Узнать стоимость

3 млн

участников аккредитовали за 5 лет

ФОРУМЫ · КОНФЕРЕНЦИИ · ВЫСТАВКИ · ФЕСТИВАЛИ · КОНЦЕРТЫ

Консультация

+7 (495) 109-02-00
hi@ruvents.com

Интерактив

Аналитика

RFID-бейджи

Саморегистрация

СКУД

Онлайн-регистрация

СКУД

Саморегистрация

RFID-бейджи

Аналитика

Интерактив

Онлайн-регистрация

СКУД

Саморегистрация

RFID-бейджи

Аналитика

Интерактив

Интеграция с ФСО

Служебные заявки

Голосования

Удобный нетворкинг

Отслеживание ТМЦ

Интеграция с ФСО

Служебные заявки

Голосования

Удобный нетворкинг

Отслеживание ТМЦ

Удобный нетворкинг

Голосования

Служебные заявки

Интеграция с ФСО

Часто регистрация — это боль для всех

от 90

обычно ждёт гость перед тем, как его зарегистрируют

до 600 сек

Страдают гости и неудобно организатору

Даже если в целом мероприятие классное, эти проблемы подпортят эмоции и общее впечатление.

Некачественные бейджи оставляют плохое впечатление

Нет учета выдачи бейджей и аналитики перемещения посетителей

Неприветливый и медлительный персонал

Гости стоят в очередях и ждут аккредитации

Данные гостей теряются в бумажных и excel-списках, кого-то в списке вообще нет

Оборудование капризное и сложное, выходит из строя без техподдержки

Сделаем аккредитацию быстрой и удобной

от 5

среднее время регистрацию одного посетителя на наших проектах

до 8 сек

Бейджи качественные и современные, показывают уровень мероприятия

Ценная аналитика о происходящем в реальном времени

Персонал опытный, работает быстро и профессионально

Быстрая регистрация без очередей

Списки оцифрованы, гостя находят и регистрируют сразу

Оборудование работает бесперебойно благодаря тех.специалисту

Заботимся о гостях и решаем задачи организатора

Сделаем всё, чтобы гости и посетители остались довольны, а вы легко управляли происходящим и получали обратную связь.

Кейсы: как мы решали задачи разных компаний

Что сделали

«Большая промышленная неделя» в Каире

Сделали пластиковые бейджи с фото, организовали выдачу и работу со статистикой.
Подготовили системы и базы данных. Настроили всё так, чтобы моментально получать обновления.
Сработали быстро и упростили работу других подрядчиков за счет собственного ПО «РУВЕНТС.Клиенты».

Что за событие

Международная промышленно-технологическая выставка и форум, посвящённые тяжёлой промышленности, IT и другим важным для государств сферам.

Задача

Аккредитовать, собрать статистику.

1 000

участников
в течение 4 дней

Аккредитовали гостей быстро и без очередей, с подходящими для задачи бейджами. Клиент получил подробную статистику регистраций.

Что сделали

CISCO CONNECT в Москве

Подготовили системы, базы данных. Настроили полную постоянную синхронизацию.
Собирали сстатистику посещения стендов и залов бейджей с UHF–RFID чипом (работают без прикладывания). Обеспечили отслеживание устройств-переводчиков и контроль доступа по графику.
Собрали отчёты по всему, что интересовало заказчика. Чтобы клиенту было проще ознакомиться со всем, подготовили сводный отчёт.

Что за событие

Крупнейшее российское IT-мероприятие — конференция и выставка технологических решений, выступления ведущих инженеров.

Задача

Аккредитовать, наладить контроль доступа и трекинг, собрать статистику и «цифровой след».

3 500

участников
в течение 2 дней

Заказчик смог подобрать активности с учетом предпочтений гостей и тем самым увеличить их вовлечённость.

Что сделали

«Таврида 5.0» в Крыму

Подготовились заранее: собрали базы данных, настроили оборудование и ПО, протестировали системы.
Развернули систему приёма служебных заявок, обучили персонал заказчика.
Сделали персональные бейджи с RFID-чипом и красивым дизайном.
Настроили доступ с разными правилами для разных групп в три зоны: жилая зона, территория события, питание.
Внедрили голосования за проекты через приложение, данные выводили на табло.

Что за событие

Всероссийский образовательный молодёжный форум. «Таврида» — платформа для интересующейся искусством, креативной молодёжи. Форум посменны, в каждой смене — приверженцы разных интересов.

Задача

организовать приём заявок, аккредитацию, расширенный контроль доступа, сбор и анализ статистики, а также реализовать мелкие дополнительные функции.

15 000

участников
в течение 5 мес

Всё мероприятие клиент получал заявки на регистрацию, а мероприятие прошло по плану несмотря на масштабность.

Опишите вашу задачу и получите расчет стоимости регистрации

Заполните расширенную форму — если вы ответите на все вопросы, мы сможем связаться с вами и сразу обозначить примерную стоимость.

Описать задачу и узнать цену

БАЗОВЫЙ
НАБОР УСЛУГ

Соберём данные в общую базу

Первичную базу предоставляет заказчик. Мы готовим её для дальнейшей работы: исправляем ошибки, добавляем данные из других источников — баз, CRM, других систем, раскладываем по полочкам. Всё это нужно для того, чтобы выдавать бейджи максимально быстро.

Данные с ваших сайтов можем забирать по API — так можно держать регистрацию открытой вплоть до завершения мероприятия.

Единая база данных по всем гостям

Системы с формами: АИС, Таврида, Молодёжь России

Системы подачи служебных заявок

Собранные базы в xls, xlsx, csv

Ваши сайты (данные по API)

CRM-системы: amo, Битрикс24

Единая база данных по всем гостям

Системы с формами: АИС, Таврида, Молодёжь России

Системы подачи служебных заявок

Собранные базы в xls, xlsx, csv

Ваши сайты (данные по API)

CRM-системы: amo, Битрикс24

Укомплектуем техникой и ПО

Вам не придётся перемещать своё оборудование и ставить на него новые программы. Мы привезём всю технику с программами и за час соберём систему практически без проводов.

Расходники: бумага, ручки и т.п.

Ноутбуки
для операторов

Принтеры
и сканеры

Контроль доступа: мобильные стойки, турникеты

Используем собственный софт «РУВЕНТС.Клиент»

Программа позволяет получать данные об участниках и связанной с ними информации напярмую с нашего сервера, а также обеспечивать операторам доступ к участникам: быстро искать участников по разным критериям, добавлять новых и редактировать существующих, печатать бейджи и многое другое.

РУВЕНТС.Клиент помогает нам оказывать услугу аккредитации максимально быстро. Программа также есть в реестре отечественного ПО.

Предоставим персонал

Количество и вид специалистов зависит от задачи и количества гостей.

Операторы КД

Администраторы

Операторы

Супервайзер

Хостес

Организуют и координируют процесс: монтируют оборудование, встречают персонал, следят за процессом.

Занимаются собственно аккредитацией: находят участника в базе, печатают и выдают бейдж вместе с раздаточным материалом.

Обучает и контролирует персонал (наш и заказчика) на больших мероприятиях.

Стоят на входе в зону контроля доступа, контролируют выдачу гаджетов (например, переводчиков).

Красивые девушки, которые встречают и провожают гостей, подают микрофоны и выполняют другие поручения на мероприятии.

Операторы КД

Администраторы

Операторы

Супервайзер

Хостес

Организуют и координируют процесс: монтируют оборудование, встречают персонал, следят за процессом.

Обучает и контролирует персонал (наш и заказчика) на больших мероприятиях.

Стоят на входе в зону контроля доступа, контролируют выдачу гаджетов (например, переводчиков).

Подготовим бейджи и ленты

Технологичный бейдж
с QR-, штрих-кодом или RFID-чипом. Позволит идентифицировать гостей, контролировать доступ и получать статистику в реальном времени: пики посещаемости, заполненность залов, количество пообедавших и др.

Возьмём ваш дизайн или придумаем новый, закажем изготовление у партнёров, проверим качество, привезём на мероприятие.

Обычный красивый бейдж
из бумаги или пластика. C таким бейджем можно настроить автоучет и посчитать число гостей

Займёмся аккредитацией

Встретим гостей с улыбкой, быстро обслужим и пожелаем хорошего настроения.

Всероссийский молодежный образовательный форум «Восток» (2019). Мы аккредитовали более 1000 гостей в течение 9 дней

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ
УСЛУГИ

ДОПОЛНИ-
ТЕЛЬНЫЕ
УСЛУГИ

Форма регистрации для участников YAC — ежегодной технологической конференции от Яндекса

Простая онлайн-регистрация

Участнику достаточно заполнить несложную форму. Данные упадут в систему и с ними можно работать дальше.

Контроль и учет доступа

Используем собственную СКУД, заточенную под мероприятия. Настройки тонкие, вплоть до доступа по дате. Поставим аккуратные турникеты, синхронизируем с вашей системой и посадим контролера.

Что можно контролировать:

Доступ на территорию и в конкретные зоны
Выдача и сбор гаджетов (например, синхронных переводчиков)
Выдача раздаточных материалов
Сертификаты о вакцинации и тесты на COVID-19
Доступ в переговорные и бронь

Наши турникеты компактные и надежные. Через них можно быстро пройти с бейджем с RFID-чипом. Данные гостя отобразятся на экране и останутся в системе учета

Наладим СКУД даже в дикой местности. Однажды мы регистрировали участников мероприятия на берегу реки Клязьмы. Интеренета не было, только электричество.

Интерактивные стенды и экраны

Предоставим стенды с любым интерактивным функционалом: контроль доступа, информирвание, опросы, сбор данных, квесты. Также можем смонтировать экраны с важной для посетителей информацией. Для коммуникации с гостями соберём чат-ботов.

Гости работают с интерактивными стойками и смотрят предложенный контент. Гости могут видеть разный контент в зависимости от статуса на мероприятии

Быстрый и удобный нетворкинг

Мы используем Quick Contact — систему быстрого обмена контактами. Гость может создать профиль в Quick Contact, добавить информацию о себе и ссылки. Другие участники, сканируя его QR-код или RFID-чип, увидят этот профиль.

Так выглядит профиль в Quick Contact

Так можно быстро знакомиться с коллегами и другими интересными людьми и участвовать в онлайн-дискуссиях. Контакт можно быстро сохранить в адресную книгу.

Беспроводная передача данных

Paperless — устройство для передачи информации с помощью радиосигнала, наша собственная разработка. Работает на аккумуляторе до 5 дней. Обычно мы используем Paperless на мероприятиях, где нет интернета, например, в лесу.

Paperless в действии. Устройтсво занимает совсем чуть-чуть места, его удобно размещать даже на самых компактных стойках

В результате клиенты получают материалы из докладов на свои гаджеты, а организаторы собирают статистику о посещениях.

Сбор и анализ статистики

Статистика поможет понять, как гость взаимодействует с мероприятием. Это позволяет лучше понимать свою аудиторию, отчитываться партнерам и соорганизаторам, решать проблемы по ходу мероприятия.

Полная статистика по посещениям столовой: в какое время питаются участники, какую кухню предпочитают и к какой группе относятся (волонтёр, гость, артист и т.п.) Данные помогли проследить за тем, чтобы все гости были сыты и довольны.

Статистика по регистрациям участников и с разделением по службам. Сразу видно, каких гостей больше всего

Собирать можно огромное количество данных. Например:

Число зарегистрированных гостей
Динамика регистрации
Категории и статусы участников
Соотношение зарегистрированных и пришедших
Сколько участников прошло через зоны контроля
Результаты опросов и голосований
Статистика выдачи/возврата ТМЦ: переводчиков и т.п.

Статистику можно использовать только у себя или выводить на большие экраны: например, во время опроса показывать очки и обновлять данные в реальном времени.

Заявки для служб и подрядчиков

Предоставим собственную систему подачи служебных заявок для ФСО, МВД, ФСБ и других служб. Цифровые данные в едином формате, никаких ручных списков. Можно ограничить количество аккредитаций и выдать конкретное число бейджей.

Список заявок. Администратор может фильтровать и модерировать заявки

Кабинет, из которого можно оставить заявку

Список заявок. Администратор может фильтровать и модерировать заявки

Кабинет, из которого можно оставить заявку

Таким же образом можно собирать данные с орггруппы и подрядчиков. Если нужно, займёмся этим сами.

Обычно работаем по двум сценариям

Сперва обсудим задачу: где состоится мероприятие, сколько участников, что вообще нужно. Предложим варианты, опишем процесс, объясним, какие вопросы можем закрыть.

Простая аккредитация

25 000+ участников и/или нужен мощный функционал

Назовем стоимость и сроки сразу, как обсудим задачу и получим все вводные.

Подготовка от нескольких дней до пары недель. Иногда хватает и пары часов.

Здесь всё индивидуально. На просчет обычно требуется несколько дней.

Сколько стоят услуги аккредитации

Итоговая стоимость зависит от вашей задачи, объёма работы и комплекса услуг. Вот базовые расчеты, которые помогут понять порядок цен:

50—200

участников

1 комплект
(ноутбук + принтер)

1 оператор

Печатные бейджи 105×140 мм, глянцевый или матовый, 4 + 4

Однотонная лента 11 мм, два карабина

Сервер, роутер, сетевое оборудование, ПО

21 000 руб

200—500

участников

2 комплекта
(ноутбук + принтер)

2 оператора

Печатные бейджи 105×140 мм, глянцевый или матовый, 4 + 4

Однотонная лента 11 мм, два карабина

Сервер, роутер, сетевое оборудование, ПО

39 000 руб

500—1000

участников

4 комплекта
(ноутбук + принтер)

4 оператора

Печатные бейджи 105×140 мм, глянцевый или матовый, 4 + 4

Однотонная лента 11 мм, два карабина

Сервер, роутер, сетевое оборудование, ПО

74 000 руб

1000+

участников

от 7 комплектов
(ноутбук + принтер)

от 7 операторов

Печатные бейджи 105×140 мм, глянцевый или матовый, 4 + 4

Однотонная лента 11 мм, два карабина

Сервер, роутер, сетевое оборудование, ПО

132 000 руб

от

Занимаемся аккредитацией с 2014

Работали с федеральными и региональными форумами и иностранными компаниями. Организовываем аккредитацию на очень разных с точки зрения загруженности мероприятиях: и на 50 участников, и на 20 000.

Наша сила — в технической оснащённости. Мы сами создаём информационные системы, сервисы и мобильные приложения, в которых работают наши заказчики и участники их мероприятий.